Spørgsmålet stilles tit som et enten-eller, men det er det forkerte spørgsmål. E-mail og sms er ikke konkurrenter, men har hver sit job. Det rigtige spørgsmål er: Hvilken besked skal ud ad hvilken kanal, hvornår? Her er arbejdsdelingen, der virker i praksis, og regnestykket, der afgør, om sms’en er pengene værd.
Det grundlæggende: kvittering vs. vækkeur
En e-mail er en kvittering: Den kan rumme alle detaljer (adresse, pris, aflysningslink, vejvisning), og kunden kan finde den frem igen om tre uger. Men den læses, når kunden alligevel tjekker indbakken, måske mellem 40 nyhedsbreve.
En sms er et vækkeur: kort, påtrængende og læst næsten med det samme. Telefonen ligger i lommen, og sms-indbakken er ikke fyldt med reklamer. Til gengæld er pladsen knap, og hver besked koster penge.
Deraf arbejdsdelingen: bekræftelsen på e-mail (gratis, detaljerig, genfindelig) og påmindelsen på sms (skal ses i dag, ikke på torsdag). Den kombination rammer både dem, der arkiverer mails, og dem, der aldrig åbner dem.
Timing: påmindelsen og afbudsfristen skal mødes
Send påmindelsen dagen før, og afstem den med din afbudsfrist. Med en frist på 24 timer er en påmindelse 24–26 timer før tiden ideel: Kunden får en sidste reel chance for at aflyse inden fristen, så tiden kan sælges igen, eventuelt via ventelisten. En påmindelse to timer før er bedre end ingenting, men på det tidspunkt er et afbud økonomisk set allerede en udeblivelse.
Hvad koster en sms, og hvad er den værd?
I Tiltiden trækkes sms’er fra en forudbetalt saldo og koster fra 0,70 til 0,99 kr. pr. styk afhængigt af bundtets størrelse. Det lyder af lidt, men lad regnestykket afgøre det:
Regnestykket: hvornår betaler sms’en sig?
- Gennemsnitspris pr. booking: 450 kr.
- Pris pr. sms-påmindelse: ca. 1 kr.
- 450 kr. ÷ 1 kr. = 450 påmindelser
1 reddet booking
betaler for ca. 450 sms-påmindelser
Glemte aftaler er den største enkeltårsag til udeblivelser, så hvis sms-påmindelsen redder bare én booking ud af 450, er den omkostningsneutral. Alt derover er gevinst. Med en typisk no-show-rate på 5–15 % uden påmindelser er det ikke et væddemål, men et regnestykke. Sæt dine egne tal ind i no-show-beregneren, hvis du vil se dit eget.
Skriv sms’er, der ikke koster dobbelt
En sms afregnes i segmenter: 160 tegn pr. segment med det klassiske sms-tegnsæt (GSM-7). Æ, ø og å er med i det, men krøllede citationstegn, lange tankestreger og emoji er ikke, og ét forkert tegn tvinger hele beskeden over i et tegnsæt, hvor grænsen er 70 tegn. Resultatet: Samme besked koster pludselig det dobbelte. Tommelfingerregler:
- Hold påmindelsen under 160 tegn – det kan den sagtens.
- Brug lige anførselstegn og almindelig bindestreg, drop emoji.
- Sæt aflysningslinket ind i beskeden: En sms, der gør afbud nemt, er også et værn mod udeblivelser.
Vil du ikke skrive dem selv, har vi gratis sms-skabeloner med indbygget segment-tæller. Alle holder sig på ét segment.
Hvornår er e-mail alene nok?
Ærligt svar: nogle gange. Har du en lav no-show-rate, stamkunder og høj e-mail-åbning, kan gratis e-mail-påmindelser være tilstrækkelige, og det er der, alle bør starte. Tilføj sms, når tallene siger det: udeblivelser trods e-mail-påmindelser, mange nye kunder eller dyre tider, hvor én udeblivelse koster mere end et års sms-forbrug.